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Wie wir bei TELE kommunizieren

Info- und Kommunikationstools müssen sich mit dem Unternehmen der Zukunft mitentwickeln können

Wie stell ich sicher, dass alle alles wissen?

In einer Organisation ohne Abteilungen und Hierarchien ist es besonders wichtig, dass alle über aktuelle Entwicklungen Bescheid wissen. Nur wer weiß, was gespielt wird, kann eigenverantwortlich Entscheidungen treffen und handeln. Deshalb ist die interne Kommunikation eine der Säulen der offenen Unternehmenskultur.

Visionen und Projekte sollen nicht nur in den Köpfen Weniger herumschwirren sondern allen Mitarbeitern zugänglich sein. TELE hat mit seinen 90 Mitarbeitern eine Größe, wo nicht mehr alles Face2Face weitergegeben werden kann. Aus diesem Grund entstand am Beginn der 2010er Jahre der Wunsch nach einem System für interne Information und Kommunikation. Ein erster Versuch mit dem Programm Convo („Das Facebook für Unternehmen“) scheiterte, weil die Applikation noch keine App im heutigen Sinn, von Außendienstmitarbeitern nur via VPN erreichbar war und das oft nicht funktionierte. Auch war das System zu breit aufgestellt für die zum Teil sehr spezifischen Anforderungen in so einem Unternehmen.

Steiniger Beginn

2012 erhob die Agentur Engarde deshalb gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen bei TELE die Anforderungen an ein cleveres Firmeninformationssystem. Das Ergebnis der Fragerunden war eine „Eierlegende Wollmilchsau“, deren Entwicklung nicht finanzierbar war. Gerade noch angedacht, war das Projekt deshalb gleich auch wieder gestorben.

Doch TELE-Mitarbeiter sind hartnäckig und der dritte Versuch, getrieben vom Marketing fiel endlich auf fruchtbaren Boden. 2013 initiierte Roland Voraberger den nächsten Versuch, mit der Idee eines schlankeren Systems, das nach und nach um Funktionen erweitert werden sollte.

Ziel war ein pragmatisches Informations-Broadcastingsystem mit Dialogansatz. Die Idee zum TELE InfoNET war geboren und 2014 begann TELE gemeinsam mit Engarde mit der Entwicklung eines Basissystems inklusive einiger wichtiger „Module“. Im Vordergrund bei der Umsetzung dieses Systems stand der multiple Einsatz auf unterschiedlichen Geräten und dass es webbasiert und „responsive“ – also auch auf Handys nutzbar – ist. Seit diesem Zeitpunkt wächst das Infonet Schritt für Schritt mit den Anforderungen des Unternehmens mit.

InfoNET – eine Entwicklung in fünf Schritten

TELE-Infonet

Das TELE InfoNET

Das InfoNET hat in Summe vier Entwicklungsschritte durchgemacht, ein fünfter ist in Planung.

  1. Der Blog
    Am Anfang stand das Bedürfnis, Vision und Informationen zu teilen. Wichtig war, dass das System von allen Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden würde. Gefragt waren besonders die Module „Neuigkeiten“ und „Events“ im InfoNET aber darüber hinaus implementierte TELE gleich von Beginn an auch die „Salatbestellungsfunktion“. Darüber können die Mitarbeiter nun jeden Tag bequem ihren Mittagssalat reservieren.
  2. Dokumentation
    Im zweiten Schritt – der relativ rasch nach dem Launch implementiert wurde – war es notwendig, die neue TELE-Unternehmensstruktur zu unterstützen. Effiziente Meetings brauchen eine sinnvolle Struktur mit Agenden und Protokollen sowie ein durchdachtes „Ablagesystem“ mit einer intelligenten Suchfunktion. Diese Grundbedürfnisse wurden mit diesem Update ins InfoNET integriert.
  3. Beschlagwortung und Suchfunktion
    Nachdem die Datenmenge im System über die Jahre angewachsen war und unübersichtlich wurde, entstand das Bedürfnis, Dinge wiederzufinden. Die Historie von Entscheidungen, Meetinginhalten und Projekten sollte durch sinnvolle Beschlagwortung suchbar und nachvollziehbar werden. In einer Arbeitsgruppe zum Thema „Gremiennachvollziehbarkeit“ wurde eine neue Systematik für eine effiziente Suche nach beschlagworteten Inhalten konzipiert und zur Umsetzung freigegeben. Jetzt ist es zum Beispiel möglich einzelne Protokoll- oder Agendapunkte sowie News-Beiträge mit einem Schlagwort zu hinterlegen um es danach genauso dokumentenübergreifend und mit einem eingeschränkten Zeitfenster wieder zu finden.
  4. Direkte Kommunikation
    Das InfoNET diente bisher mehr als Info-Broadcastingplattform und Dokumentationsstelle für unsere verschiedenen Organe bei TELE. Mehr als eine Kommentar und Bewertungsfunktion war bis dato noch nicht für die bidirektionale Kommunikation integriert.
    Nach und nach entstand das Bedürfnis darüber aber auch wirklich kommunizieren zu können – ob einzeln oder auch über Gruppen – und deshalb wurde im vierten Schritt der Messenger „Chatgrape“ – eine Kommunikationslösung aus Wien – in das InfoNET integriert.
  5. Selektion und Bündeln von individueller Information
    Der 5. Schritt ist noch in Planung. Er soll den Mitarbeitern ermöglichen, durch die Auswahl von Themen genau die Info erhalten, die für sie relevant ist – also sozusagen ein ganz persönliches „Dashboard“ konfigurieren zu können.

Next Level: Chatgrape

TELE-Grape

ChatGrape

Die allgemeine Information im Unternehmen via InfoNET ist also etabliert. 2015 begann man sich, wie weiter oben beschrieben, zusätzlich Gedanken zu machen, wie die tägliche E-Mail-Flut eingedämmt werden könnte. Mit der Integration von Chatgrape 2016 verfügt TELE nun über eine Messaging-Applikation, über die die Mitarbeiter direkt miteinander chatten und sich in Arbeitsgruppen organisieren können. Auf diese Weise kann das System ebenso für den täglichen Online-Plausch genutzt werden, wie für die prozessübergreifende Diskussion von Themen in Arbeitsgruppen.

Das Schöne bei Grape: In die Kommunikation lassen sich auch alle möglichen externen Datenquellen aus Services, wie z.B. Dropbox, Google Drive, Youtube etc. integrieren. Bei TELE wurde etwa der Microsoft Datenserver an Grape angebunden. Mitarbeiter können so, wenn sie gerade in Grape sind, verschiedene Dokumente (z.B. PDF, Word, Präsentationen etc.) vom TELE-Server suchen und direkt verlinken oder auch via Drag and Drop in ihren Grape-Chat integrieren. Zusätzlich sind auch InfoNET-Inhalte im Grape durchsuchbar und verlinkbar.

Die Struktur dafür ist nicht vorgegeben, denn hier bei TELE organisieren die Mitarbeiter Ihr Grape selbst. So entstehen gerade zu unterschiedlichen Themen, Onlinegruppen in die man sich einklinken und so an Diskussionen teilnehmen kann. Neben großen offenen Bereichen, wie etwa dem TELE-Deck für allgemeine Unternehmensinfos, formieren sich auch viele kleinere Dialogräume, in denen sich genau die Mitarbeiter austauschen, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind. Das System ist webbasiert und sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil via Browser oder eigener App verwendbar. Auf diese Weise können auch Mitarbeiter im Außendienst ihre Kommunikation über Grape organisieren.

Wo es hingeht

Vieles ist also bereits geschafft, TELE denkt aber inzwischen schon einen Schritt weiter. Das nächste Ziel ist – entsprechend unserem Claim „Simply Open“ – auch unsere Kommunikation zu öffnen und uns mit anderen Unternehmen zu vernetzen.
InfoNET/Grape, so wie es bei uns verwendet wird, soll fit für die Bedürfnisse anderer, ähnlich tickender Unternehmen werden. Sobald mehrere Unternehmen das System im Einsatz haben, wird dann auch unternehmensübergreifende Kollaboration möglich.
Die Vision dabei: Viele Unternehmen beschäftigen die gleichen Themen. Wir möchten diese Firmen online ein Stückchen näher zusammenbringen um leichter Informationen teilen zu können. Das Ziel ist eine Ideenplattform, auf der gemeinsam Ideen geboren, diskutiert, dokumentiert und umgesetzt werden und von der alle Teilnehmer profitieren.

Interessierst du dich dafür, wie wir unsere Kommunikation mit Online-Tools verbessern? Oder möchtest du dich mit uns vernetzen, weil du Interesse an einer Kooperation hast? Dann schreib uns oder ruf uns an.

 

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29/11/2016
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