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Tools, Tools, Tools

Wie die richtigen Kommunikations-Applikationen neues Arbeiten unterstützen können

Ein System das mitwächst

Dass in einer offenen Organisation ohne Hierarchien unheimlich viel erzählt, erklärt und diskutiert werden muss, habe ich schon im Blogbeitrag Wie wir bei TELE kommunizieren beschrieben. Face2Face geht das nur bis zu einer gewissen Größe. Deshalb müssen passende Kommunikationstools her. Es ist aber gar nicht so leicht, eine Software zu finden, die den verschiedenen Ansprüchen innerhalb eines halbwegs vernünftigen Budgetrahmens gerecht wird. Wie wir so etwas angehen, darum geht es in diesem Beitrag.

Gleich vorweg: Out-of-the-box gibt es ein derartiges ein System nicht. Eine offene, demokratisch agierende Organisation ist so agil und vielfältig, dass herkömmliche Tools meist nicht flexibel genug ist, um alle gewünschten Bereiche abzubilden. Aus diesem Grund haben wir unser InfoNET gemeinsam mit der Agentur Engarde selbst entwickelt und passen es nach und nach immer wieder neu an aktuelle Bedürfnisse an. Welche Anforderungen wurden nach und nach interessant?

Information (News)

Eine Organisation, die sich selbst organisiert, kann nur funktionieren, wenn alle möglichst viel voneinander wissen. Und das ist bei knapp 90 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gar nicht so einfach zu bewerkstelligen. Auf dem Laufenden zu sein ist hier bei TELE nicht nur eine Bringschuld von denen, die etwas Neues initiieren sondern auch eine Holschuld jedes Einzelnen. Deshalb bündeln wir im InfoNET alle Information an einer Stelle und machen sie sämtlichen Mitarbeitern leicht zugänglich. Hier ist nun z.B. folgendes abrufbar:

  • Events: Alles zum Thema Veranstaltungen
  • Was kann ich besuchen?
  • Wer ist wann wo?
  • Interne Ausschreibungen
    • Für Positionen/Rollen
    • Inventuraberkauf
    • Vorstellung neuer Mitarbeiter
    • Ankündigung von neuen Projekten

Service

Das InfoNET ist auch Anlaufstelle für das leibliche Wohl. So können die Mitarbeiter direkt im Systemverschiedene Salate für das Mittagessen vorbestellen.

Nachvollziehbarkeit von Informationen

Informationen und Dokumentationen sollen bei TELE längerfristig sicht- und abrufbar bleiben, damit sie als Entscheidungsgrundlage für künftige Projekte herangezogen werden können. Das InfoNET macht’s möglich. Entscheidungen bleiben auf diese Weise auch im Nachhinein nachvollziehbar, so z.B.:

  • Agenden + Protokolle von Gremien und Arbeitsgruppen/Jour Fixe
  • „Organübersicht“: Auf einen Blick sehen, welche Arbeitsgruppen es gibt und wer teilnimmt bzw. was sie behandeln

Zugänglichmachen und Ordnung in der Info-Flut

Damit das System nicht längerfristig zum Datenfriedhof ohne Wiederkehr wird, haben wir nach und nach ein Schlagwortsystem implementiert über das Dokumente gesucht und gefunden werden können.

  • Beschlagwortung von einzelnen Einträgen um z.B. „offene Punkte zum Schlagwort/Projekt XY“ zu finden.
  • Beschlagwortung von Dokumenten, wie Agenden + Protokollen

Eigenverantwortliches Einbringen ermöglichen

Mitarbeiter, die Ideen haben oder Projekte anstoßen möchten, können das zentral und transparent via InfoNET tun. So ist die Eingabe von Ideen über standardisierte Formulare in strukturierter Form möglich.

Direkte Interaktion

Mit der Zeit wurde klar, dass das InfoNET keine Einbahnstraße mehr sein sondern künftig auch zur direkten Kommunikation genutzt werden soll. TELE suchte und fand das Kommunikationstool Chatgrape, das – in InfoNET integriert – alle Funktionen für One-to-One- und Gruppenchats bereitstellt und so neben der raschen Kommunikation auch gezielte Projektorganisation erlaubt.

Next Steps

Das Schöne an einer selbst entwickelten Lösung ist, dass neue Anforderungen mit überschaubarem Aufwand integriert werden können. Was uns gerade beschäftigt? Wir möchten demnächst das System so erweitern, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, interessante Infos aus dem InfoNET individuell zu selektieren und auf einem persönlichen Dashboard abzulegen.

Außerdem wäre es spannend, wenn das InfoNET vom Intranet zum unternehmensübergreifenden Netzwerktool wachsen könnte. Auf diese Weise wäre dann die Interaktion zwischen verschiedenen Organisationen mit offener Kommunikation und Projektorganisation keine Hexerei mehr – Simply Open. Wir sind jedenfalls schon gespannt.